Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ПОГОДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО
Головою Гадяцького Керівником апарату
районного суду Гадяцького районного суду
Полтавської області Полтавської області
І.М.Заворою А.Г.Макухою
«11» січня 2012 року «11» січня 2012 року
П О Л О Ж Е Н Н Я
про канцелярію Гадяцького районного суду
Полтавської області
1. Загальні положення канцелярії
1.1. Канцелярія Гадяцького районного суду Полтавської області (далі – суду) утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і здійснює забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.
1.2. Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Кодексом України про адміністративні правопорушення та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції", Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України в Полтавській області, наказами голови та керівника апарату суду, посадовими інструкціями, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами поведінки державного службовця, а також цим Положенням.
1.3. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом Гадяцького районного суду Полтавької області (далі-суду) .
1.4. Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим керівником апарату суду.
1.5. Канцелярія підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду.
2. Структура канцелярії
2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату) суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Полтавській області
2.2. Канцелярія складається з старшого секретаря (яка веде кримінальні справи та реєструє вхідну та вихідну пошту), секретаря суду (з цивільних справ), секретаря суду (з адміністративних справ), секретарів судових засідань.
2.3. Канцелярію очолює старший секретар суду. У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.
2.4. Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.
2.5. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.
2.6. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.
3. Основні завдання та функції
3.1 Щоденно (протягом усього робочого часу) здійснює приймання та реєстрація судових справ та іншої кореспонденції, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом ДСА України № 68 від 27 червня 2006 року із наступними змінами та доповненнями (далі – Інструкції з діловодства). Забезпечує присвоєння вхідних номерів документам та порядкових номерів судовим справам в порядку черговості, відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
3.2. Забезпечує передавання під підпис судових справ і вхідної кореспонденції за призначенням суддям та працівникам апарату суду відповідно до обов’язків та резолюції керівника.
3.3. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
3.4. Облік та зберігання судових справ, документів первинного обліку.
3.5. Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
3.6. Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.
3.7. Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
3.8. Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
3.9. Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, відповідальність за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
3.10. Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
3.11. Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.
3.12. Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
3.13. Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
3.14. Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.
3.15. Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
3.16. Забезпечує ведення електронного документообігу у суді та наповнення КП «Документообіг загальних судів» у межах своєї компетенції.
3.17. Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.
3.18. Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
3.19. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.
3.20. Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.
3.21 Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.
3.22. За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.
3.23. За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
3.24. Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації України у Полтавській області.
3.25. Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.
3.26. Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.
3.27. Організовує видачу судових справ для ознайомлення з дозволу голови суду (або головуючого у справі), підготовку і надіслання копій документів із справ, що зберігаються в канцелярії суду чи в архіві суду.
3.28. Організація роботи архіву суду.
3.29. Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.
3.30. Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів, що закінчені діловодством.
3.31. Здійснення контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи.
3.32. Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.
3.33. Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.
3.34. Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.
3.35. Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.
3.36. Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.
3.37. Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.
3.38. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
4. Права канцелярії суду
4.1. Канцелярія має право:
4.1.1. Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.
4.1.2. В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.
4.1.3. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.
4.1.4. Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.
4.1.5. Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформаціюдля виконання своїх завдань та обов'язків.
4.2. Старший секретар суду також має право:
4.2.1.Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну.
5. Відповідальність канцелярії суду
5.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання завдань та функцій, передбачених дійсним положенням, несе старший секретар суду.
5.2. На старшого секретаря суду покладається персональна відповідальність за:
5.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.
5.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.
5.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.
5.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни.
5.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії, і дотримання правил пожежної безпеки.
5.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.
5.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
6. Заключні положення
6.1. До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни за згодою голови суду, що затверджуються керівником апарату.
6.2. Строк дії цього положення не обмежений.
_03_03.png)
